同じ手間を毎回しないように

同じ仕事を繰り返していると、タスクの中でも同じ操作が繰り返されます。ステップを一つ終えたら次のステップを開始にし、タスクを始めたら準備セクションを開き、締め切りまで1日になったらラベルを付けます。毎回同じ順番、同じボタンです。

ペチットに自動化を加えました。テンプレートにルールを一度書いておけば、そのテンプレートから作ったタスクごとにルールが動きます。タスクやテンプレートの ⋯ メニュー（デスクトップは ⋮）から「自動化」を開きます。

ルール一つ = イベント → 条件 → 待つ → アクション

ルールは上から下へ読みます。

• イベント — いつ始めるかを選びます。状態が変わったとき、ステップの状態が変わったとき、時刻になったとき、ラベルが付いたとき、書いたとき、準備物を用意したときなど、11種類です。
• 条件 — 選ばなくてもかまいません。選ぶと、すべて合うときだけ実行します。状態、残りのステップ、締め切り、優先度、ラベル、準備物など、15種類です。
• 待つ — すぐに行うか、5秒から7日まで待ってから行うか、ステップに書いた所要時間だけ待ってから行います。
• アクション — 何をするかを選びます。状態を変える、ステップの状態を変える、セクションを開く・閉じる、集中する・外す、ラベルを付ける、通知を追加など、16種類で、いくつも順番に行えます。

種類を選ぶ画面では種類ごとに一行の説明が付いているので、読みながら選べます。

こんな手間を任せられます

ステップを終えたら次へ

• イベント：ステップの状態が変わったとき — どのステップでも完了に
• 条件：残りのステップがあれば
• アクション：ステップの状態を変える — 次のステップを開始に

ステップの多い仕事でいちばんよく押していたボタンがなくなります。

時間の決まったステップはひとりでに進むように

• イベント：ステップの状態が変わったとき — どのステップでも開始に
• 待つ：ステップの所要時間の後
• アクション：ステップの状態を変える — このステップを完了に

上のルールといっしょに置くと、準備運動5分 → ランニング20分 → 整理運動5分のように、ステップごとに所要時間を書いた仕事は、最初のステップを開始すれば最後まで流れていきます。待っているあいだ、ステップの行には「完了まで 4:59」のように残り時間が表示されます。

始めたら作業の場所を開くように

• イベント：状態が変わったとき — 開始に
• アクション：セクションを開く・閉じる — 準備を開く、集中する・外す — 集中する

材料をそろえたら始めるように

• イベント：準備物を用意したとき — 材料
• 条件：準備物 — 材料をすべて用意
• アクション：状態を変える — 開始に

締め切りが近づいたら印を付けるように

• イベント：時刻になったとき — 締め切りの1日前
• 条件：状態が完了でなければ
• アクション：ラベルを付ける — 選んだラベル

振り返りを書いたら締めくくるように

• イベント：書いたとき — 振り返り
• アクション：状態を変える — 完了に

テンプレートに書いておけば毎回

• テンプレートのルールは、タスクを作るときにそのタスクへコピーされます。テンプレートのルールを直しても、すでに作ったタスクはそのままです。
• タスクでもルールを作ったり直したりできます。テンプレートなしで作ったタスクでも自動化を使えます。

繰り返す仕事の手順をテンプレートに積み重ねるように、その手順を扱う手間もテンプレートに積み重ねておけます。

安心して任せられるように

• アプリを閉じていても動きます。 ルールはサーバーで実行されます。待つ時間や時刻のイベントも、アプリを開いていなくてもその時刻に実行されます。
• そのタスクの中だけで動きます。 ルールはそのタスク自身の項目だけを変えます。ほかの文書を作ったり、外に何かを送ったりはしません。
• 互いを呼び合うルールは保存のときに止めます。 ルールAがルールBを、BがまたAを呼ぶような輪は、保存した瞬間にお知らせし、保存しません。
• 何が変えたのかが残ります。 自動化が変えたものは履歴に「自動化 · ルール名」として残り、最後の実行が失敗していれば、そのルールに失敗が表示されます。
• 共有したテンプレートでも安全です。 ライブラリを通じて渡ったコピーでは、受け取った人が使えないラベル・プロジェクト・メンバーを指すルールは外されます。

次のアップデート — まとまりでつなげる

この機能は次のアプリのアップデートで使えるようになります。

アクションのあとに、条件 → 待つ → アクションのまとまりをつなげられます。「まとまりを追加」を押すたびに一つずつ増え、まとまりごとに名前を付けられます。

• 後ろのまとまりの条件は、前のまとまりのアクションが終わったあとの値で判断します。条件が合わなければ、そこで止まります。
• まとまりは10個まで、アクションはルール一つにつき合わせて10個までです。

たとえば「開始したらすぐ集中し、続けて1時間後もまだ開始の状態ならラベルを付ける」を一つのルールとして書けます。一つのイベントから始まり、時間をおいて何段階にも続く流れを、一か所で見て直せます。

まとめ

自動化は、タスクを扱う繰り返しの手間をルールに任せる機能です。ステップを進め、セクションを開き、ラベルを付けていた手が空けば、その場所に、今回なにをするかを考える時間が残ります。