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初めての忘年会幹事
by MASTER
12月の金曜や週末に入れる人気の店は11月中に埋まるため、幹事を任されたら遅くとも11月上旬には日程と店を押さえる必要があります。アンケートを送る日と、その締切後の2回に分けて、候補日の調整から予約・案内までを進める手順です。
内容のプレビュー
初めての忘年会幹事
最初に「動かせない条件」を固める
初めての幹事が一番つまずくのは、候補日を全員に送ってから主賓（部長や代表）の都合が合わないと分かり、やり直しになることです。アンケートを送る前に、主賓と決裁者に「12月のこの4日のうちNGな日」と「会費の上限」だけ先に聞いておきます。会費は飲み放題付きコースで1人4,000〜6,000円が相場です。上司からカンパ（1〜3万円程度）が出る職場なら、その分を若手の会費から引く形にすると参加率が上がります。
待ち時間に店探しを並行する
日程アンケートは回答締切を送信から48時間後に設定し、返事を待つ間に店の候補を3軒に絞っておきます。条件は「人数＋2名が入る個室または半個室」「飲み放題2時間以上」「最寄り駅から徒歩5分以内」の3つで十分です。料理の細かい比較に時間をかけるより、キャンセル規定と人数確定の期限（多くは2〜3日前）を確認する方が後で効いてきます。「10名以上で幹事1名無料」などの特典は、ネット予約限定のこともあるので、電話でも使えるかを一緒に確認しておきましょう。日程が決まった瞬間に電話できるよう、各店の電話番号と候補日の空き状況を手元に控えておきます。
予約は電話で、条件を言葉で確認する
ネット予約は人数変更やコース変更の融通が利きにくいので、12名以上なら電話が確実です。電話では「日時・人数・コース名・1人あたりの金額（税・サービス料込みか）・人数確定の期限・キャンセル料」の6点を復唱し、予約者名と電話を受けた店員の名前をメモします。第一候補が埋まっていたら、その場で第二候補に電話して仮予約を入れてしまうのがコツです。会費は案内の時点でキャッシュレス送金による前払いにしておくと、当日の集金とお釣りの準備が要らなくなります。
うまくいったかの目安
- 候補日アンケートの回答率が8割を超えている
- 参加予定者の7割以上が出られる日で確定できた
- 予約内容（金額・期限・キャンセル規定）が案内文にそのまま書けるほど明確になっている
⏱ 1時間20分★ 普通
現在
幹事を任されたものの、日程も店も会費も決まっておらず、12月の予約が埋まっていく焦りだけがある状態。
難関
主賓の都合を確認せずに候補日アンケートを送り、多数決で決めた日に主賓が来られないと分かって再調整している間に、目当ての店が埋まってしまう。回答締切を決めずにアンケートを送り、全員の返事を待ち続けて予約が1週間遅れるのもよくある失敗です。
希望
主賓が出られる日で店の予約が取れ、日時・場所・会費・出欠締切を書いた案内が全員に届いている状態。
対応指針
- アンケートの結果、全員が出られる日が1日もないとき→主賓が出られる日のうち参加可能人数が最も多い日に決め、出られない人には個別に一言お詫びを伝える。
- 電話した第一候補の店が希望日に満席だったとき→その場で同じ日時・人数で第二候補に電話し、仮予約を入れてから第一候補のキャンセル待ちを検討する。
- 予約後に参加人数が減りそうなとき→店の人数確定期限の前日までに最新の人数で連絡し、期限後の欠席分は会費を集める方針を案内文に書いておく。
準備物
道具
- • スマートフォンまたはPC — 1 台
- • 無料の日程調整サービス — 1 件
場所
- • 人数＋2名が入る個室・半個室のある飲食店
人員
- • 主賓・決裁者
- • 副幹事（会計担当） — 現金・キャッシュレス送金の管理
ステップ
- 01主賓の都合と会費上限を確認する12月の候補日4日分を挙げて主賓と決裁者にNG日を聞き、会費の上限とカンパの有無も同時に確認する。⏱ 15分
- 02候補日アンケートを送る日程調整サービスに主賓OKの候補日を3〜4日入れ、回答締切を48時間後と明記して全員に送る。⏱ 10分
- 03店の候補を3軒に絞る個室・飲み放題2時間以上・駅徒歩5分以内の条件で探し、各店のコース金額、キャンセル規定、幹事特典の条件、電話番号をメモにまとめる。⏱ 30分
- 04電話で予約を取る日時・人数・コース名・税込金額・人数確定の期限・キャンセル料の6点を復唱し、応対した店員の名前を控える。⏱ 15分
- 05確定案内を送る日時・店名と地図リンク・会費・支払い方法と集金担当・キャンセル規定・アレルギーの申告欄・出欠の最終締切（店の確定期限の2日前）を1通にまとめて送る。⏱ 10分