송년회 총무 식당 예약과 단체 공지

날짜와 식당을 동시에 굴리기

초보 총무가 가장 많이 놓치는 게 투표 결과를 다 기다린 뒤에 식당을 찾는 것이에요. 그 사이 원하던 룸이 나가요. 투표를 올리자마자 식당 후보를 추리고, 득표가 앞서는 날짜 1~2개로 가예약을 걸어 두세요. 이때 가예약을 언제까지 잡아 주는지 꼭 물어보고, 투표 마감보다 짧으면 투표 마감을 당기세요. 날짜가 확정되면 나머지 가예약은 바로 전화해서 취소하는 게 매너예요.

12월 금요일 저녁은 가장 먼저 마감돼요. 후보에 목요일이나 화·수요일을 섞어 두면 고를 수 있는 식당이 훨씬 많아져요.

예산과 회비는 거꾸로 계산하기

• 연말 단체 코스는 1인 3만~5만 원이 보통이고, 주류는 1인 1만~2만 원 정도 더 나와요.
• 회비 = (1인 음식값 + 1인 주류비) × 1.1 정도로 잡고 천 원 단위로 올림하세요. 남는 돈은 2차나 환급으로 돌리면 돼서, 모자라서 다시 걷는 것보다 훨씬 깔끔해요.
• 예약 인원은 투표 참석자 수 그대로 잡아요. 대신 인원 변경 마감일을 식당에 꼭 물어보고, 공지의 참석 확정 마감을 그보다 2~3일 앞으로 당겨 두세요. 그 마감 뒤 불참하면 환불이 안 된다는 규정도 공지에 미리 적어 두세요.
• 입금 관리는 단톡방의 카카오페이 정산하기나 모임통장을 쓰면 누가 냈는지 자동으로 보여서 일일이 대조하는 수고가 줄어요.

시간을 들일 곳과 아낄 곳

식당 검색에 시간을 너무 쓰지 마세요. 네이버 지도나 캐치테이블에서 룸 또는 단체석, 인원 수용, 1인 예산 세 가지만 걸러서 3곳이면 충분해요. 대신 전화 확인에는 시간을 들이세요. 예약금, 최소 보장 인원, 이용 시간 제한(연말엔 2시간 제한이 흔해요), 취소 규정은 리뷰에 안 나와 있거든요.

다 됐는지 확인하는 기준

• ☐ 식당에서 날짜·시간·인원·코스를 다시 확인해 줬고, 예약 확인 문자를 받아 뒀다
• ☐ 예약금을 보냈고, 나머지 가예약은 모두 취소 전화를 했다
• ☐ 단톡방 공지에 날짜, 시간, 지도 링크, 회비, 계좌, 입금 마감, 참석 확정 마감, 불참 시 환불 규정이 한 번에 다 들어 있다
• ☐ 공지를 단톡방 상단 공지로 등록했다
• ☐ 참석·입금 명단 시트에 이름이 전부 들어가 있다