同じミスを繰り返さない方法：決意の代わりに、次回のリストの1行

同じミスが繰り返されるのは、たいてい注意が足りないからではありません。学んだことが、次にその仕事を始める場所にないからです。だから方法は「次は気をつけよう」ではなく、ミスを次に使うリストの1行に変えておくことです。

ステップは四つです。終わった直後に書き、原因を一段だけ探し、リストの1行に変え、次回をそのリストから始めます。

この方法は、繰り返す仕事に合います。毎月送る見積書、期ごとに開く講座、毎週撮る動画のように、次回がある仕事です。

決意が効かない理由

ミスの直後は、何がまずかったかがはっきりしています。問題は、次回が数週間後だということです。そのとき手元にあるのは前回と同じリストで、決意はそのリストに書かれていません。

「気をつける」には、いつ、何をするのかがありません。一方「送る前に添付ファイルを開いてみる」は、リストに入れられ、チェックできます。

四つのステップ

1. 終わった直後に書く

1日たつと「何かうまくいかなかった」しか残りません。直後の1、2行で足ります。

• 何があったか —「見積書に先月の単価が入っていた。」
• いつ分かったか —「お客さまが返信で教えてくれた。」

2. 原因を一段だけ探す

「なぜ？」を1、2回聞きます。人ではなく、過程に答えを探します。

• 「なぜ先月の単価が入ったのか」→ 先月のファイルをコピーして使った。
• 「なぜ気づかなかったのか」→ 送る前に単価を確かめる手順がなかった。

「自分がそそっかしいから」で止まると、直すものがありません。「確かめる手順がなかった」で止まると、直すものができます。

3. リストの1行に変える

原因を次回やる行動として書き、その仕事をするときに見るリストに入れます。

• 「送る前に、単価表と見積書の単価を並べて見る。」

入れる場所も決めます。この行は「作成」ではなく「送る直前」になければなりません。

4. 次回をそのリストから始める

直したリストが別にあって、次回は前のファイルをコピーして始めるなら、何も変わりません。直した場所と、始める場所が同じでなければなりません。

ミスの種類によって、直す場所が違います

ミス	直す場所	例
抜けた	準備物・確認リストに1行	「予備バッテリー」をバッグのリストに
順番が違った	ステップの順番	「場所の確定」を「案内の送信」の前に
時間が足りなかった	その項目を前に移す	ゲストへの依頼を3日前から1週間前に
その場で判断できなかった	「こうなったら、こうする」を先に書く	「マイクが聞こえなければ予備に替える」
やり方を知らなかった	そのステップに方法を書くか、写真を付ける	照明の位置の写真

四つ目の行のように「こうなったら、こうする」で書く形は、if-thenプランニングの記事で扱いました。

例：講座の案内メッセージ

1日講座を開いている人が、前日に案内メッセージを送りましたが、駐車場の案内が抜けていて、当日の朝に電話が何本も来ました。

• 書く —「駐車場の案内が抜けて、当日に電話4本。」
• 原因 — 案内メッセージを毎回新しく書いていた。
• 1行 — 案内メッセージの文面をリストに付けておき、「駐車場・持ち物・開始時刻が入っているか見る」を前日の項目に入れる。
• 次回 — 次の講座を、直したリストから始める。

2か月後に同じ講座を開くとき、駐車場の案内を思い出す必要はありません。リストにあります。

よくある失敗

• 「気をつけよう」で終える。 リストに入れられない文は、次回に残りません。
• 人のところで止まる。「丁寧さが足りなかった」は原因ではなく評価です。
• 一度きりのことまで入れる。 その日だけの事情まで入れるとリストが長くなり、読まなくなります。次も起きることだけを入れます。
• 書く場所と始める場所が違う。 振り返りはノートに、次回は前のファイルから始まります。
• 大きなミスだけを書く。 小さな不便のほうが、よく繰り返されます。「プリンターの接続に10分」も1行です。

初めての仕事なら

繰り返したことのない仕事には、直すリストがありません。そのときは始める前に、プレモーテムで「この仕事が失敗したとしたら、原因は何か」を先に書きます。終わったあとに振り返る枠組みは KPT で、繰り返す仕事を1枚に書く方法は業務マニュアルの作り方で扱いました。

直した場所と始める場所が同じになるように

四つのステップのうち、いちばんよく途切れるのは四つ目、直したリストから次回を始めることです。

私たちが作っているアプリ ペチット では、繰り返す仕事をテンプレートとして置き、やるたびにそのテンプレートからタスクを作って進めます。タスクを完了したら、振り返りに、よかった点と次に変える点を書きます。やりながら足した準備物、変えたステップの順番、書き直した文は、テンプレートの改善でタスクとテンプレートを並べて見せるので、次も使うものだけを選んでテンプレートに戻します。「こうなったら、こうする」は対応指針に書きます。

次回のタスクは直したテンプレートから作られるので、直した場所と始める場所が同じになります。

どこに書くにしても、次に何かがずれたとき、「気をつけよう」の代わりに、リストに入れる1行を書いてみてください。