ウェビナー準備チェックリスト：1週間前から終了直後まで、ライブ1回分

ウェビナーの準備は、内容・機材・参加者への案内・進行の四つを、1週間前・前日・1時間前・終了直後の四つの時点に分けて用意すれば足ります。ライブは始めたら止められないので、抜けたものはそのまま参加者の前で表に出ます。

下のリストは、ひとりで進める60〜90分のライブ講座やウェビナーを前提にしています。期ごと、回ごとに繰り返す講座なら、一度使って終わりのリストではなく、毎回直していくリストとして使ってください。

まずひとつ：本番の道具で最後までリハーサルする

スライドを目で追うのはリハーサルではありません。本番で使うツールを立ち上げ、画面を共有し、声に出して最後までやってみます。時間を計りながらです。

リハーサルから出てくるものは三つです — 実際にかかる時間、画面の切り替えがもたつくところ、説明が詰まるスライド。三つとも、頭の中では出てきません。

チェックリスト

1週間前

• この時間が終わったら参加者ができるようになっていることを、一文で書く
• スライドと演習資料の下書きを終える
• リハーサルを一度して時間を計る — あふれたら削る
• 想定質問を五つと、その答えを書く（下に）
• 参加リンク・日時・用意するものを書いた案内を送る
• 録画を配るかどうか、どこに置くかを決める

前日

• 資料を最終版として固める — 当日の朝に直さない
• 演習ファイルを別の端末・別のアカウントで開いてみる
• 参加リンクを自分で押して入ってみる
• 前日の夜のリマインドを送る
• 進行表とトラブル対応表を1枚にまとめる
• 予備の手段を決める — 予備のマイク、スマホのテザリング、資料のPDF

開始1時間前

• パソコンを再起動し、使わないアプリとタブを閉じる
• 通知を切る — チャット、メール、カレンダー
• マイク・カメラ・照明を確かめ、30秒の試し録画を見る
• 有線接続か、いちばん安定したWi-Fiに切り替える
• 画面共有を一度やってみる — どのウィンドウを共有するか決める
• 1時間前のリマインドを送る
• 水、進行表、想定質問の答えを手の届くところに置く

開始10分前

• 部屋を開け、待機画面を出す — 開始時刻、音の確認の案内
• 録画の設定を確かめる
• 先に入ってきた人に、音と画面が大丈夫か聞く

進行中

• 始まってすぐ録画ボタンを押す
• 最初の3分以内に、今日の流れと質問の仕方を伝える
• 区切りごとに進行表の時刻を確かめる
• 終了10分前に、次の行動を伝える — 課題、資料、次の日程

終了後30分以内

• 集中した質問を書く — 何を、何人が、どのスライドで
• 詰まったところと、時間がずれた区間を書く
• 答えられなかった質問を書き、答えを送る日を決める
• 録画・資料・お礼のメッセージを送る
• 次の回に変えること二つか三つを、資料に反映する

想定質問の準備のしかた

ライブでいちばん揺れるのは、質問を受ける瞬間です。準備しておけば、その瞬間がいちばん信頼される瞬間になります。

• 五つで足ります。 前の回で実際に出た質問が、いちばん良い材料です。初めてなら「実務にどう使えばいいですか」「費用はどれくらいですか」「初心者でも大丈夫ですか」のようなものから始めます。
• 答えは1段落と例ひとつで。 長く書いておくと、ライブ中に読めません。
• 質問が出ないときを決めておく。「5秒たっても質問が出なければ、前の期でいちばん多かった質問を自分から出す。」
• 分からない質問を受けたときを決めておく。「すぐ答えられなければ、書き留めて、明日までに答えを送ると伝える。」

あとの二つのように「こうなったら、こうする」で書く形は、if-thenプランニングの記事で扱いました。

トラブルが起きたときの対応表

ライブ中には、判断する時間がありません。先に書いておいた一行が、その時間の代わりになります。

こうなったら	こうする
声が聞こえないと言われたら	予備のマイクに替え、チャットに「30秒お待ちください」と書く
画面共有ができなければ	資料のPDFリンクをチャットに貼り、口頭で進める
ネットが切れたら	スマホのテザリングで入り直し、2分で戻れなければ告知チャンネルで知らせる
ひとつの区間が10分以上延びたら	次の区間の例をひとつ飛ばす
演習で半分以上が詰まったら	演習を止め、自分の画面で一緒にやる

この表を初めて作るときは、プレモーテムが役に立ちます。「このウェビナーは失敗した。なぜか」から出た理由が、そのまま左の欄になります。

進行表：60分を1枚に

時間	内容
0:00 – 0:03	あいさつ、今日の流れ、質問の仕方
0:03 – 0:10	なぜこのテーマか — 事例ひとつ
0:10 – 0:30	中心の内容（三つのかたまり）
0:30 – 0:45	実演または演習
0:45 – 0:55	質問と答え
0:55 – 1:00	次の行動、資料の案内、締め

質問の時間を「最後に残った分」にしておくと、前が押したときに真っ先に消えます。進行表に時刻として書いて守ります。

回ごとに直します

同じ講座をまたやるなら、終了直後に書いたものが次の回の準備です。

• 集中した質問はスライドに上げる。 三人以上が聞いたことは、説明が抜けています。
• 一度も出なかった想定質問は外す。 その場所に、実際に出た質問を入れます。
• 実際にかかった時間で進行表を直す。
• 一度使った対応は表に残す。 回を重ねると、この表がこの講座の対応集になります。

振り返りの枠組みは KPT で、講座全体を1枚に書く方法は業務マニュアルの作り方で扱いました。

よくある失敗

• リハーサルなしで始める。 60分のつもりが90分だったことを、ライブ中に知ることになります。
• 当日に資料を直す。 直したところで、決まって問題が起きます。
• 録画ボタンを忘れる。 だからリストに太字で書いておきます。
• 質問にその場で答えようとする。 準備した答え五つは、即興の答え二十に勝ります。
• 終わったあとに何も書かない。 次の期が、同じところで同じ質問をします。

リストと対応表がライブの横にあるように

準備したものは、ライブをしている瞬間に手の届くところにあってこそ使われます。

私たちが作っているアプリ ペチット では、講座をテンプレートとして置き、回ごとにそのテンプレートからタスクを作って進めます。スライドや機材など用意するものは準備物に、進行表はステップに、想定質問とトラブル対応は対応指針に「こうなったら、こうする」として書きます。ライブ中は、そのタスクの対応指針を開いておきます。

終わったあとに足した質問や直した順番は、テンプレートの改善で選んでテンプレートに戻します。次の回のタスクは、そこから始まります。

どこに書くにしても、次のウェビナーの前に想定質問を五つと対応表を五行書き、終わった直後に、集中した質問を書いてみてください。